Office Manager

Office Manager

BSP - Business & Science Poland

Brussels, Belgium

Zakres obowiązków:

Na tym stanowisku będziesz:

• prowadzić listę gości oraz obsługiwać recepcję, w tym podczas eventów z udziałem członków BSP, partnerów oraz kontrahentów.
• obsługiwać korespondencję przychodzącą i wychodząca, w tym pocztę elektroniczną, oraz wspierać zespół obsługi administracyjnej w zakresie obiegu dokumentów.
• prowadzić bieżącą dokumentację biurową, w tym formularze, protokoły, zlecenia oraz umowy.
• sprawować kontrolę dostępu do biura.
• utrzymywać należyty stan biura, organizować niezbędne naprawy oraz nadzorować pracę urządzeń biurowych przy wsparciu IT.
• organizować kalendarz Managementu.
• współpracować z administratorem budynku, ochroną oraz dostawcami usług sprzątania, cateringu, itp. (ustalanie dyżurów).
• pomagać w przygotowaniu sali konferencyjnej, dokumentów, list obecności oraz pomagać w ustawieniu sali zgodnie z wymaganiami.
• na bieżąco dbać o zaopatrywanie biura w niezbędne artykuły (np. artykuły papiernicze, spożywcze, sprzęt biurowy, elektronikę) oraz prowadzenie postępowań ofertowych zgodnie z regulacjami.
• przeprowadzać okresowe inwentaryzacje zasobów biurowych i spożywczych oraz bieżące utrzymanie sprzętów kuchennych (czyszczenie ekspresu, opróżnianie zmywarki) oraz uzupełnianie pojemników.
• koordynować terminy spotkań oraz rezerwacji sal konferencyjnych/sal VIP.

Kwalifikacje:

• Odpowiedni staż lub doświadczenie zawodowe.
• Wymagana jest biegła znajomość języka angielskiego; znajomość języka francuskiego będzie dodatkowym atutem.
• Myślenie analityczne oraz zdolność do zarządzania wieloma procesami jednocześnie.
• Umiejętność komunikacji werbalnej i pisemnej, wysoka kultura pracy i organizacja, dbałość o jakość i szczegóły i proaktywna postawa.

Apply Now

More Job Searches

Administrator and Office      Assistant and Administrator      On-site      BSP - Business & Science Poland